Das Schreiben einer Zahlungsaufforderungs-E-Mail mag für viele Menschen mühsam sein. Es ist schwierig, höflich UND überzeugend zu klingen; Außerdem haben Sie vielleicht Angst, unhöflich zu wirken.
Wir bekommen den Kampf.
Normalerweise erhalten Sie eine Vergütung für eine Arbeit, die gemäß einer Vereinbarung ausgeführt wird. Wenn jedoch das Fälligkeitsdatum der Zahlung erreicht ist, das Geld jedoch nicht, müssen Sie möglicherweise eine Zahlungserinnerungs-E-Mail senden. Wie bittet man also höflich um Zahlung? Und wie schreibt man eine solide Zahlungsaufforderung? Lesen Sie diesen Artikel, um es herauszufinden!
Warum haben wir Probleme beim Schreiben von Zahlungsaufforderungs-E-Mails?
Niemand verschickt gerne E-Mails mit Zahlungsaufforderungen.
Aber auch niemand mag verspätete Zahlungen, insbesondere Freiberufler und kleine Unternehmen, da sie seltener über ein Sicherheitsnetz verfügen.
Auch wenn wir verstehen, dass es normal ist, Geld zu erhalten, das uns jemand schuldet , warum haben wir so viel mit Zahlungserinnerungen zu kämpfen? Psychologie hat ein paar gute Gründe:
- Es bringt einige grundlegende menschliche Unsicherheiten zur Sprache
Um Geld zu bitten, kann aus dem gleichen Grund problematisch sein, aus dem es manchen Menschen schwer fällt, um Hilfe zu bitten – wir sind darauf programmiert, Dinge alleine zu tun, und fühlen uns unwohl, wenn wir die Kontrolle über Ereignisse an jemand anderen abgeben.
- Es kann Zweifel an Ihrer beruflichen Kompetenz wecken
Es ist ein schmaler Grat zwischen gesunden Zweifeln, ob Sie Ihre beste Arbeit geleistet haben, und dem ständigen Gefühl, nicht gut genug zu sein, selbst wenn Ihre Arbeit objektiv gut ist.
Daher ist das Schreiben einer Zahlungsaufforderungs-E-Mail für diejenigen, die mit dem Hochstapler-Syndrom zu kämpfen haben – einem nie endenden tiefen Unglauben an Ihre berufliche Kompetenz – besonders auslösend, da es Sie in den Kaninchenbau führen kann, sich wie ein Betrüger zu fühlen, selbst wenn es nicht wahr ist.
- Wir haben Angst Zahlungsaufforderungsschreiben uns unhöflich erscheinen lassen
Eine andere Seite der menschlichen Natur ist das Bedürfnis, gemocht zu werden. Früher (denken Sie an die Vorgeschichte) war es gleichbedeutend, von anderen gemocht und beschützt zu werden. Daher ist es natürlich, sich unwohl zu fühlen, Dinge zu kommunizieren, die andere Menschen dazu veranlassen können, negativ zu reagieren. Und Zahlungserinnerungen können so ein Fall sein.
Die aufgeführten Gründe können oder auch nicht der Grund dafür sein, dass Sie Schwierigkeiten haben, E-Mails mit Zahlungsaufforderungen zu schreiben. Es könnte auch sein, dass du einfach noch nie einen geschrieben hast und gerne lernen möchtest, wie du es am besten machst. Wie auch immer, lassen Sie uns in Tipps eintauchen, wie man höflich um Zahlung bittet!
Wie bitten Sie höflich um eine Zahlung?
Es gibt zwar keine strengen Regeln, die beim Schreiben eines Zahlungsaufforderungsschreibens eingehalten werden müssen, aber es gibt einige Dinge, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail höflich ist.
Schreiben Sie eine nicht bedrohliche E-Mail-Betreffzeile für Zahlungsaufforderungen
Die Betreffzeile ist das erste, was ein E-Mail-Empfänger liest. Daher ist es in Ihrem besten Interesse, dass es direkt und informativ ist. Und bei Zahlungserinnerungen ist es gut, dass auch die Betreffzeile höflich ist.
Fügen Sie Sätze wie „freundliche Erinnerung“, „Aktualisierung der Rechnung Nr. X/Aktualisierung der Zahlung“, „Rechnung Nr. X überfällig“ oder etwas Ähnliches hinzu, um professionell zu bleiben und dennoch einen klaren Grund für das Versenden der E-Mail anzugeben.
Vermeide emotionale Sprache oder passiv-aggressives Verhalten
Es ist verständlich, dass eine nicht rechtzeitige Zahlung frustrierend ist. Wenn eine Zahlung über einen längeren Zeitraum überfällig ist, kann sich die Frustration in ein breites Spektrum von Wut verwandeln, die Ihnen ins Ohr flüstert, um Ihrem Schuldner eine emotionale Zahlungsaufforderung per E-Mail zu senden.
Es ist besser, wenn Sie das nicht tun.
Halten Sie sich immer an die Fachsprache – sie trägt nicht nur dazu bei, eine anständige Beziehung zu Ihrem Kunden aufrechtzuerhalten, sondern zeigt auch, dass Sie ein echter Profi sind.
Fügen Sie eine Kopie Ihrer Rechnung bei und fügen Sie die für die Zahlung erforderlichen Details hinzu
Verspätete Rechnungszahler sind nicht immer schlechte Menschen – E-Mails gehen verloren, landen im Spam und Anhänge bleiben unbemerkt.
Stellen Sie beim Schreiben einer Zahlungsaufforderungs-E-Mail sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen für Ihren Kunden bereitgestellt haben, um die Zahlung vorzunehmen. Fügen Sie immer eine Kopie der Rechnung bei, damit sie nicht in ihrem Posteingang danach suchen müssen, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie Ihre Zahlung sofort erhalten. Fügen Sie außerdem Ihr Bankkonto oder Ihre Zahlungsanbieterinformationen in den E-Mail-Text oder in Ihre Rechnung ein.
Den Zahlungsprozess für den Kunden so bequem wie möglich zu gestalten, ist in Ihrem besten Interesse – so hat er keine Entschuldigung, aufgrund organisatorischer Schwierigkeiten mit der Zahlung in Verzug zu geraten.
Erinnern Sie Ihre Kunden an die Zahlungsbedingungen
Wenn Sie eine höfliche Zahlungsaufforderung per E-Mail schreiben, empfiehlt es sich, die Zahlungsbedingungen anzugeben und Ihren Kunden daran zu erinnern, wann die Rechnung fällig ist.
Sie können den Vertrag auch als zusätzliche Erinnerung an den Kunden an die E-Mail anhängen, was Sie beide vereinbart haben.
Halten Sie Ihre E-Mail kurz
Kurz und unkompliziert zu sein, ist eine allgemeine Regel der E-Mail-Etikette, und sie gilt auch für Zahlungserinnerungsschreiben. Auch wenn Sie vielleicht alle Gefühle über diese fehlende Zahlung haben, ist es besser, sie für sich zu behalten.
Halten Sie sich stattdessen an wenige kurze Absätze und fügen Sie immer eine Kopie Ihrer Rechnung bei.
So schreiben Sie ein Zahlungsaufforderungsschreiben (+ Vorlagen enthalten)
Wie Sie ein Zahlungsaufforderungsschreiben schreiben, hängt weitgehend davon ab, wann Sie es senden. Es ist jedoch immer wichtig, höflich und auf den Punkt zu bleiben und die notwendigen Informationen hinzuzufügen, damit Ihr Kunde die Zahlung vornehmen kann.
Hier sind einige E-Mail-Optionen für Zahlungsanforderungen, die Sie verwenden können:
Zahlungsaufforderungs-E-Mail zum Senden mit der ursprünglichen Rechnung
Sie haben Ihre frisch gebackene Rechnung und sind dabei, sie an den Kunden zu schicken. Was sollten Sie in die E-Mail schreiben?
Betreffzeile:Rechnung [#Nummer] fällig [Datum]
Hallo [Name des Empfängers],
Es war schön, mit Ihnen zu arbeiten. Hiermit schicke ich Ihnen die Rechnung [#Nummer] für [Dienstleistungs- oder Produktname], die am [Datum] fällig ist. Bitte sehen Sie es im Anhang dieser E-Mail.
- Wenn Ihre Rechnung Ihre Zahlungsinformationen nicht enthält, fügen Sie sie per E-Mail hinzu:
Hier sind meine Zahlungsinformationen:
[Ihre Zahlungsdetails]
- Wenn Ihre Zahlungsinformationen in der Rechnung enthalten sind:
Meine Zahlungsinformationen finden Sie auf der Rechnung.
Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie Fragen haben.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Zahlungserinnerungs-E-Mail, die gesendet wird, wenn die Zahlung einige Tage bis zu einer Woche verspätet ist
Sie haben die Rechnung an den Kunden gesendet, das Fälligkeitsdatum der Zahlung ist abgelaufen, aber Sie haben die Zahlung noch nicht erhalten. Allerdings ist es erst eine Woche her, was natürlich nicht toll, aber auch nicht schlimm ist.
Hier ist eine E-Mail-Vorlage für eine Zahlungserinnerung, die Sie in einer solchen Situation verwenden können:
Betreffzeile:Zahlungserinnerung für die überfällige Rechnung [#number]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte nur daran erinnern, dass die Rechnung [#number], die ich Ihnen am [Datum des ursprünglichen Versands der Rechnung] gesendet habe, jetzt überfällig ist.
Bitte finden Sie eine Kopie der Rechnung im Anhang dieser E-Mail.
Meine Zahlungsinformationen:[Details hier]
ODER
Meine Zahlungsdaten finden Sie in der Rechnung.
Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn es ein Problem mit der Zahlung gibt oder Sie Fragen haben.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Zahlungserinnerungs-E-Mail, die gesendet werden soll, wenn zwei Wochen nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung vergangen sind
Es ist normal, dass Sie frustriert sind, wenn eine Zahlung mehr als eine Woche verspätet ist. Es ist nicht angenehm, Geld hinterherzujagen, das dir jemand schuldet. Aber wenn Sie eine weitere Zahlungserinnerungs-E-Mail senden, bleiben Sie professionell und direkt.
Außerdem ist es eine gute Idee, sich nach dem Status der Zahlung zu erkundigen und wann genau Sie damit rechnen können – insbesondere, wenn das Geld aus einem anderen Land an Sie überwiesen wird. In solchen Fällen kann es sein, dass der Kunde die Zahlung fristgerecht geleistet hat, es aber einige Zeit dauert, bis das Geld auf Ihrem Konto ankommt.
Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die Sie verwenden können:
Subject line:Rechnung [#number] für [Service/Produktname] zwei Wochen überfällig
Hallo [Name],
Ich schreibe, um Sie schnell daran zu erinnern, dass die Rechnung [#number] vor zwei Wochen fällig war und ich noch keine Zahlung erhalten habe. Können Sie mich bitte über den Status auf dem Laufenden halten und mir ein ungefähres Datum nennen, an dem ich mit dem Eintreffen der Zahlung rechnen kann?
Ich habe dieser E-Mail eine Kopie der Rechnung angehängt.
Meine Zahlungsinformationen:[Details hier]
ODER
Meine Zahlungsdaten finden Sie in der Rechnung.
Falls Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Zahlungsaufforderungs-E-Mail, die gesendet werden soll, wenn die Zahlung einen Monat im Verzug ist
Wenn seit der Fälligkeit der Zahlung ein Monat oder länger vergangen ist, ist es eine gute Idee, den Kunden an die Vereinbarung zwischen Ihnen beiden zu erinnern. Hängen Sie Ihren Vertrag an die E-Mail mit der Zahlungsaufforderung an oder informieren Sie den Kunden über Gebühren für verspätete Zahlungen, falls solche in Ihrem Fall zutreffen. Wenn Sie eine laufende Zusammenarbeit mit dem Kunden haben, können Sie die Arbeit vorübergehend unterbrechen, bis die Zahlung für die vorherige Arbeit erfolgt ist.
Es ist in Ordnung, anspruchsvoller zu sein, da Sie dem Kunden inzwischen bereits einige Zahlungsaufforderungs-E-Mails gesendet haben. Bleiben Sie höflich, aber bleiben Sie standhaft. Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können:
Subject line:Rechnung [#number] – die Zahlung ist nun einen Monat überfällig
Hallo [Name],
Die Rechnung [Nummer] für [Name der Dienstleistung oder des Produkts] war am [Datum] fällig; somit ist die zahlung nun einen monat überfällig. Ich habe die Rechnung zu Ihrer Bequemlichkeit an diese E-Mail angehängt. Wenn von meiner Seite noch etwas benötigt wird, um die Zahlung einzuleiten, lassen Sie es mich wissen.
Ich habe dieser E-Mail auch unsere schriftliche Vereinbarung beigefügt. Bitte beachten Sie, dass gemäß den Vertragsbedingungen eine Gebühr für verspätete Zahlung auf Rechnungen erhoben werden kann, die mehr als [X] Tage über dem Fälligkeitsdatum liegen.
Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn es ein Problem mit der Zahlung gibt. Wenn dies nicht der Fall ist, leisten Sie bitte die Zahlung wie vereinbart.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Bonus:Wenn Ihre Zahlungsaufforderungs-E-Mails ignoriert werden
Sie haben also eine x-te Zahlungsaufforderungs-E-Mail gesendet, die erneut ignoriert wurde. Es kann Zeit für ein Telefonat sein – das direkte Gespräch mit dem Schuldner ist das Beste, was Sie in einer solchen Situation tun können.
Bevor Sie diesen Anruf tätigen, listen Sie die Punkte auf, die Sie erwähnen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Gespräch strukturiert ist und so höflich wie möglich bleibt. Versuchen Sie, keine Anschuldigungen zu erheben oder passiv-aggressive Sprache oder Ausdrücke zu verwenden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die technischen Details zur Durchführung der Zahlung korrekt angegeben haben, z. B. E-Mail-Adresse, Bankkontonummer usw.
Wenn Ihr Anruf nicht beantwortet wird, senden Sie dem Kunden eine Textnachricht, in der Sie erklären, warum Sie ihn kontaktieren, und bitten Sie ihn, Sie zurückzurufen.
Haben Sie einen Tipp für das Versenden höflicher, aber effektiver Zahlungsaufforderungs-E-Mails? Hinterlasse uns einen Kommentar!