Noch vor einem Jahr wurde Remote-Arbeit im DeskTime-Team kaum genutzt. Sicher, wenn sich jemand schlecht fühlt, könnte er bleiben und von zu Hause aus arbeiten, aber normalerweise arbeiteten wir alle jeden Tag vom Büro aus.
Wie viele Unternehmen auf der ganzen Welt wurde auch DeskTime im Frühjahr 2020 mit einer neuen Realität konfrontiert. Mitte März begann die COVID-19-Pandemie und die ersten Sicherheitsmaßnahmen wurden angekündigt. Am Freitag waren wir alle bei der Arbeit, ohne zu ahnen, dass dies so lange nicht wieder vorkommen wird. Am Wochenende beschloss die Regierung, Flughäfen zu schließen und eine allgemeine Sperrung durchzusetzen, also begannen auch wir, von zu Hause aus zu arbeiten.
Wie haben wir uns daran gewöhnt, remote zu arbeiten? Genießen wir es? Und wie sind wir aus den Zwängen unserer Heimat heraus mit einem großen Wachstumsschub des Unternehmens umgegangen? Wir sagen es Ihnen gerne!
Wie Sie aus der Ferne mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten können
Das Team war und war gleichzeitig nicht auf den plötzlichen Übergang zur Remote-Arbeit vorbereitet. Es gab keine Zeit, Prozesse oder Regeln festzulegen, keine Zeit, um zu experimentieren und zu sehen, was funktioniert und was nicht. Glücklicherweise hatten wir kürzlich unsere interne Kommunikation verbessert und begonnen, Slack zu verwenden, wodurch wir die gesamte Kommunikation in einem Tool durchführen konnten.
DeskTime ermöglicht als Cloud-basierte Lösung digitales Arbeiten, und unsere Kunden kommen seit jeher aus der ganzen Welt. Außerdem hilft das DeskTime-Zeiterfassungstool bei der Verwaltung und Unterstützung von Remote-Mitarbeitern, und es war an der Zeit, dass das dahinterstehende Team testet, wie es in der Praxis funktioniert.
Diese Zeit fiel mit einem schnellen Wachstum der DeskTime-Registrierungen und einem Anstieg der Demo-Anfragen von Kunden zusammen. „Das gesamte Team machte Überstunden, sodass wir keine Zeit hatten, die Vor- und Nachteile der Fernarbeit zu analysieren. Wir mussten nur arbeiten – und sehen, welche Prozesse auf dem Weg angepasst werden müssen“, sagt Toms Blodnieks, Chief Operations Officer bei DeskTime.
Bald wurde klar, dass das DeskTime-Team wachsen musste, um mit der steigenden Nachfrage Schritt zu halten. Im Frühjahr und Sommer 2020 kamen mehrere neue Teammitglieder hinzu, was großartig war, aber auch neue Herausforderungen beim Onboarding und Engagement von Remote-Mitarbeitern mit sich brachte. Tom sagt:
Mehr DeskTime-Zeit
Bei der Arbeit von zu Hause versucht das DeskTime-Team, die Dinge so nah wie möglich an unserem Standard-Workflow zu halten. Montags halten wir ein längeres Meeting ab, um alle wichtigen Aufgaben zu besprechen und die Woche zu planen. Mittwochs haben wir ein kurzes Folgetreffen und freitags – kleinere Treffen für separate Teams.
„Wir haben uns schnell an virtuelle Meetings und Fernkommunikation gewöhnt. Wir haben auch festgestellt, dass in der DeskTime-App viel mehr Zeit erfasst wird, was sinnvoll ist, da wir früher einen Teil unserer Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, am Wasserkocher oder an der Kaffeemaschine führen konnten. Jetzt müssen noch die kleinsten Details am Computer geklärt werden. Natürlich ist Slack zu einer der Top-Anwendungen unseres Teams geworden, wie uns die Daten von DeskTime zeigen“, sagt Toms.
Der Marketingleiter von DeskTime, Ugis Briedis, der seit letztem Sommer bei DeskTime arbeitet, hatte die Gelegenheit, seine neuen Kollegen vor der zweiten Pandemiewelle einige Monate lang persönlich kennenzulernen. Er sagt, dass er sich zu Hause viel produktiver fühlt als im Büro:
Videoanrufe halten den Teamgeist aufrecht
Die fehlende Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist eine der größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit für das DeskTime-Team. Bürowitze, Teambuilding-Aktionen und gemeinsame Ausflüge gehören seit jeher zu unserer Firmenkultur. Wir versuchen, dem entgegenzuwirken, indem wir Online-Meetings wie Happy Hour und Spieleabende organisieren. Auch wenn es möglich ist, die reale Kommunikation bis zu einem gewissen Grad zu ersetzen, fühlt es sich immer noch so an, als würde etwas in unserem täglichen Arbeitsleben fehlen.
Für uns waren Videoanrufe von entscheidender Bedeutung, um ein Gefühl der Präsenz aufrechtzuerhalten. Wir hatten irgendwann auf Anrufe ohne Video umgestellt, und jeder konnte den Mangel an menschlicher Interaktion spüren. Daher sind Videoanrufe in letzter Zeit eine ungeschriebene Regel für das DeskTime-Team.
Eine weitere Herausforderung ist laut Toms die Aufrechterhaltung einer gesunden Work-Life-Balance. „Es ist einfacher, sich zu Hause zu überarbeiten, weil man nicht immer so viele Pausen oder eine richtige Mittagspause einlegt, um sich auszuruhen. Der Computer ist immer da und es könnte verlockend sein, nach Feierabend Ihre E-Mails zu checken oder kleinere Aufgaben zu erledigen.“
Abgesehen von diesen beiden Herausforderungen sind wir es gewohnt, von zu Hause aus zu arbeiten, und wir mögen es – wie die jährlichen Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit zeigen, die wir kürzlich durchgeführt haben. Es scheint, dass sich alle über das Remote-Work-Setup freuen und wie das Unternehmen es unterstützt. Ein virtuelles Büro funktioniert hervorragend für ein Team unserer Größe, und wir haben das Gefühl, dass alle Kollegen nur eine Nachricht oder einen Anruf entfernt sind.
Remote-Arbeit – die neue Normalität für DeskTime
Wie bereits erwähnt, haben wir vor dem Frühjahr 2020 nicht viel Telearbeit geleistet. Wir hatten jedoch immer (und haben immer noch) flexible Arbeitszeiten, bei denen jeder von uns die Tageszeiten wählen kann, zu denen er arbeiten möchte. Die DeskTime-Software macht es einfach, unsere individuell produktivsten Stunden zu sehen und die geleisteten Stunden am Ende des Tages, der Woche oder des Monats zu zählen, um zu sehen, ob wir genug Stunden gearbeitet haben oder ob wir uns nicht überarbeitet haben.
„Im Sommer konnten wir ins Büro zurückkehren, aber es war keine Verpflichtung, und wir entschieden uns alle, an Remote- und flexiblen Arbeitsmustern festzuhalten und nur an einigen Tagen der Woche ins Büro zu kommen“, erklärt Toms. „Zum Beispiel haben sich einige von uns entschieden, in unseren Sommerhäusern oder Gästehäusern in verschiedenen Teilen Lettlands zu arbeiten. Wir könnten sogar herumreisen, einen ganzen Tag arbeiten und dann sofort Sightseeing oder an den Strand gehen.“
Am wichtigsten ist, dass die Arbeitsqualität und Produktivität hoch bleiben, sodass es für uns keinen Grund gibt, die Arbeit von zu Hause aus einzustellen, selbst wenn die Pandemie endet. In der Zwischenzeit sind diejenigen, die lieber vom Büro aus arbeiten, herzlich willkommen. Allerdings hat niemand aus dem DeskTime-Team den Wunsch geäußert, wieder Vollzeit ins Büro zurückzukehren.
Virtuelle Partys im DeskTime-Stil
Für einen so sozialen Haufen wie DeskTime sind Teambuilding-Events von entscheidender Bedeutung. Toms sagt:„Im Frühjahr hatten wir wegen der enormen Arbeitsbelastung keine Online-Veranstaltungen. Im Sommer, als viele epidemiologische Beschränkungen aufgehoben wurden, hatten wir zwei echte Teambuilding-Events. Zu Weihnachten hielten alle ein gemeinsames virtuelles Event für notwendig.“
Neben der Besprechung der wichtigsten Ereignisse und Errungenschaften des Jahres 2020 hatten wir eine fünfstündige Online-Spaß- und Spielnacht! Wir bekamen beide von der Firma bezahltes Abendessen nach Hause geliefert. Dies war die erste große virtuelle Veranstaltung, an der unser gesamtes Team teilnahm.
Jetzt wisst ihr es – wir berichten in unserem Blog nicht nur über Remote Work, weil es ein Trendthema ist. Wir wissen, wovon wir sprechen, weil wir es leben – und dabei unsere Produktivität verfolgen.
Außerdem haben wir begonnen, Webinare zum Thema Remote-Arbeit zu veranstalten. Interessiert, einem beizutreten? Verfolgen Sie Informationen zum nächsten Webinar auf der Facebook-Seite von DeskTime.
Seien Sie gespannt auf unseren Artikel zum Jahresrückblick, der sehr bald erscheint!