Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Projekt mit einer bevorstehenden Deadline. Sie haben keine Zeit, einen detaillierten Projektplan zu erstellen, oder das Projekt ist so einfach, dass es keinen benötigt. Dies kann ein persönliches oder arbeitsbezogenes Projekt sein, wie z. B. die Förderung einer Teambindungsaktivität oder die Planung eines Hochzeitsempfangs. Möglicherweise haben Sie eine abstrakte Vorstellung von allem, was Sie tun müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, aber Sie müssen Ihre Gedanken ordnen, um sich besser vorzubereiten.
Aktionspläne helfen, ein Projekt in kleine und definierte Aufgaben zu unterteilen. Wenn Sie ein Projekt mithilfe eines Aktionsplans organisieren, sammeln Sie Informationen über Aufgaben und Ressourcen, die zum Abschließen des Projekts erforderlich sind. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Entwicklung eines Aktionsplans wissen müssen, und erklären, wie Sie einen Aktionsplan schreiben.
Aktionspläne erklärt
Ein Aktionsplan ist eine definitive Checkliste von Aufgaben und Ressourcen, die benötigt werden, um ein Projekt abzuschließen oder ein Ziel zu erreichen. Sie können es sich als visuellen Countdown für die Projektabwicklung oder als eine Liste von Aufgaben vorstellen, die erforderlich sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Jetzt denken Sie vielleicht:"Was ist der Zweck eines Aktionsplans im Vergleich zu einer To-Do-Liste?" Der wichtigste Unterschied zwischen Aktionsplänen und To-do-Listen besteht darin, dass sich Aktionspläne auf das Erreichen eines bestimmten Ziels konzentrieren. Im Gegensatz dazu sind To-Do-Listen fortlaufend und enthalten Aufgaben für verschiedene Ziele und Projekte.
Die Arbeit mit einem Aktionsplan stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben und Anforderungen erfüllen, um die erwarteten Standards eines Projekts zu erfüllen. Während Sie einen Aktionsplan entwickeln, identifizieren Sie alle kritischen Pfade und Abhängigkeiten.
Denken Sie daran, dass ein entwickelter Aktionsplan nicht in Stein gemeißelt ist. Es sollte ein dynamisches Dokument sein, das Sie anpassen können, wenn sich Ihre Umgebung ändert.
Was ist der Zweck eines Aktionsplans?
Aktionspläne helfen dabei, Projektaufgaben sequenziell und zeitnah zu ordnen, um ein Ziel zu erreichen. Projektmanager und Einzelpersonen können Aktionspläne verwenden, um ihre Arbeits- und persönlichen Projektziele zu erreichen.
Die Entwicklung eines Aktionsplans klärt die zu erreichenden Ziele, einzubeziehende Teams und Dienstleister, Aufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine und Ressourcen, die zum Abschluss des Projekts benötigt werden. Aktionspläne helfen auch dabei, den Fortschritt zu verfolgen und die Projektleistung zu messen.
Aktionspläne bereiten Sie auf vorhersehbare und vermeidbare Herausforderungen vor und konzentrieren Ihre Ressourcen darauf, Ihre Hauptziele zu erreichen. Effektive Aktionspläne maximieren die persönliche und Teamproduktivität sowie die Ressourcenzuteilung.
Auch die folgenden Schritte des Aktionsplans:
- Reduziert die Möglichkeit, Aufgaben im Projekt zu vergessen
- Generiert einen zielorientierten Workflow, damit Sie wissen, woran Sie während des gesamten Projekts arbeiten müssen
- Bietet eine Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, während Sie Aufgaben beim Abschließen aus dem Aktionsplan abhaken
Warum sind Aktionspläne im Projektmanagement wichtig?
Ein Aktionsplan im Projektmanagement ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Projekte zu verwalten. Sie können die benötigten Ressourcen und Anforderungen schnell aufzeichnen und einen Zeitplan für die Erledigung von Aufgaben skizzieren.
Aktionspläne sollten nicht mit Projektplänen verwechselt werden, die detaillierter und gründlicher sind. Projektpläne umfassen Details wie Risikominderung, Qualitätssicherung, Zeitpläne für die Kommunikation mit Stakeholdern und Pläne für das Änderungsmanagement. Im Gegensatz dazu listen Aktionspläne einfach die Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne auf, die zum Erreichen eines Ziels erforderlich sind.
Aufgrund ihrer Einfachheit und einfachen Einrichtung tragen Aktionspläne dazu bei, die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, ohne viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Sie entlasten die Köpfe der Manager und bieten einen Rahmen, um neue Projekte in einer vernünftigen Reihenfolge zu strukturieren. Aktionspläne verdeutlichen auch die Ziele des Projekts und schaffen einen Konsens darüber, wie die Arbeit durchgeführt werden sollte.
Was sind die wichtigsten Schritte eines Aktionsplans?
Der Hauptpunkt eines Aktionsplans besteht darin, sicherzustellen, dass Sie keine kritischen Aufgaben und Meilensteine Ihres Projekts übersehen. In seiner einfachsten Form besteht die Entwicklung eines Aktionsplans darin, Aufgaben aufzulisten, die Sie erledigen müssen, und sie zu priorisieren.
Während Sie Ihren Aktionsplan entwickeln, entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie delegieren, auslagern oder verschieben können. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie einen soliden Aktionsplan schreiben, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.
Schritt 1:Definieren Sie Ihr Ziel
Machen Sie sich klar, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen. Definieren Sie, wo Sie sind und wo Sie sein möchten. Wenn Sie alternative Methoden haben, um Ihr Ziel zu erreichen, bewerten Sie Ihre Situation und entscheiden Sie die besten Erfolgsaussichten in Abhängigkeit von Ihren Ressourcen.
Schritt 2:Aufgaben auflisten
Wenn Sie Ihr Ziel haben, listen Sie die Aufgaben und Aktivitäten auf, die Sie ausführen müssen, um es zu erreichen. Ordnen Sie sie dann der Reihe nach an, indem Sie wichtige Daten und Fristen hinzufügen.
Schritt 3:Identifizieren Sie kritische Aufgaben
Gibt es Schritte, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können? Dies sind kritische Aufgaben mit Abhängigkeiten. Priorisieren Sie diese Aufgaben und setzen Sie realistische Fristen. Wenn Sie planen, sie Teammitgliedern zuzuweisen, teilen Sie ihnen unbedingt die Abhängigkeiten mit und geben Sie ihnen genügend Zeit, sie bereitzustellen.
Schritt 4:Aufgaben zuweisen
Jetzt ist das Projekt aufgeschlüsselt, Sie können mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen. Werden Sie neben der Leitung des Projekts auch einige selbst handhaben? Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit und Personal sorgfältig einteilen – Sie können bestimmte Aufgaben delegieren oder auslagern.
Schritt 5:Bewerten und verbessern
Bewerten Sie am Ende jedes Projekts die Leistung und nehmen Sie Lehren, um Ihre Aktionsplanung und Projektausführung zu verbessern. Wenn Sie mit einem Team arbeiten, sammeln Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge von Teammitgliedern für eine bessere zukünftige Leistung.
Best Practices für Aktionspläne
Das Befolgen dieser Best Practices für Aktionspläne stellt sicher, dass Sie erfolgreicher sind:
- Beziehen Sie Ihr Team ein: Wenn Sie mit einem Team arbeiten, beziehen Sie es früh in den Planungsprozess ein, um seinen Input zu erhalten und Zeit zu sparen. Holen Sie sich die Arbeitspläne der Teammitglieder, bevor Sie Aufgaben zuweisen, um Konflikte zu vermeiden. Kommunizieren Sie klar, damit sie sich auf ihre Aufgaben vorbereiten können.
- Setzen Sie SMARTe Ziele: SMARTe Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah. Stellen Sie sicher, dass Ihr Aktionsplan auf einer soliden Grundlage beginnt, indem Sie klare und SMARTe Ziele definieren, die einen Mehrwert schaffen, entweder als persönliches Projekt oder bei der Arbeit.
- Machen Sie Ihre Aktionspläne zu Vorlagen: Um mehr Nutzen aus Ihren Aktionsplänen zu ziehen, machen Sie sie zu Vorlagen für ähnliche Projekte. Nachdem Sie Ihre Aktionspläne am Ende eines abgeschlossenen Projekts bewertet haben, erstellen Sie eine Kopie des Plans und entfernen Sie alle projektspezifischen Details, damit Sie die Aktionsplanvorlage in zukünftigen Projekten verwenden können. Das reduziert Nacharbeiten und spart viel Zeit und auch Fehler.
Wer muss einen Aktionsplan schreiben?
Aktionspläne werden nicht nur im Projektmanagement verwendet. Sie sind praktisch für Projektmanager, professionelle Dienstleister und Einzelpersonen und sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Projekte nützlich. Aktionspläne können auch alleine oder mit einem Team verwendet werden. In Teams entwickelt der Leiter den Aktionsplan mit den Beiträgen der Teammitglieder.
Die Entwicklung eines Aktionsplans hilft Einzelpersonen, Managern und Organisationen, erfolgreichere Projekte abzuschließen. Sie eignen sich hervorragend, um den Fortschritt eines Projekts zu starten, zu verfolgen und aufrechtzuerhalten. Denken Sie daran, erledigte Aufgaben abzuhaken, die Pläne zu aktualisieren und mit Ihrem Team zu kommunizieren, während Ihr Projekt fortschreitet.
Beispiel für einen Aktionsplan
Aktionspläne lassen sich schnell und einfach erstellen. Es geht darum, aufzuschreiben, was Sie brauchen, um Ihr Ziel zu erreichen oder ein Projekt abzuschließen. Hier ist ein einfaches Beispiel für einen Aktionsplan für jemanden, der sich auf eine internationale Solo-Reise vorbereitet.
Dinge, die ich brauche:
Reisepass, Geld, Kleidung und Schuhe, Geschenke, Medikamente
Zeitachse:
Hinflug:22. Dezember
Peru:3 Tage
Brasilien:6 Tage
Einflug:5. Januar
Dinge zu tun:
Flugticket kaufen
Geld von der Bank abheben
[Währungen ändern]
Krankenhausuntersuchung
[Medikamente abholen]
Outfits planen
Geschenke verpacken
Gemäß den Schritten unseres Aktionsplans würden wir alle kritischen Aufgaben auf dieser Liste identifizieren und sie neu anordnen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden, um ihre Abhängigkeiten zu bewältigen. In diesem Aktionsplan-Beispiel hängt der Wechsel von Währungen davon ab, dass Geld von der Bank abgehoben wird, was ihm höchste Priorität einräumt.
So erstellen Sie einen Aktionsplan mit Wrike
Die Verwendung von Projektmanagement-Tools hilft, Ihren Aktionsplan visuell zu organisieren. Mit Software wie Wrike können Sie Ihre Projektressourcen, Anforderungen und Zeitpläne einfach eingeben und Ihren Fortschritt während des gesamten Projekts verfolgen.
Wrike bietet mehrere Anzeigeoptionen, um eine vertraute Umgebung für Ihre Aktionspläne zu schaffen. Wählen Sie Tabellen, Tabellen, Listen, Tafeln oder sogar Gantt-Diagrammansichten aus, um Ihren Aktionsplan, Ihre Aufgaben und Ihren Zeitplan zu verwalten.
Sie können ein Dashboard einrichten, um den Projektfortschritt auf einen Blick zu überwachen und mit anderen relevanten Apps zu integrieren, um die Produktivität zu steigern. Unser Reisender im Aktionsplan-Beispiel kann Wrike mit Google Kalender integrieren, um Flugdaten automatisch abzurufen und in den Aktionsplan einzugeben.
Die Aktionsplanvorlage von Wrike hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihr Aufgabenmanagement zu übernehmen, indem es Beispielordner zum Organisieren von Aufgaben, einen Kalender für die Projektplanung und vorgefertigte Dashboards zur Überwachung des Fortschritts bereitstellt. Sie müssen lediglich Ihre Aufgaben und Fälligkeitsdaten hinzufügen, um einen vollständigen Überblick über die Projektarbeit zu erhalten.
Sind Sie bereit, Aktionspläne zu entwickeln und Ihre Fortschritte bei der Durchführung von Projekten zu verfolgen? Mit Wrike ist es einfach zu planen, auszuführen und den Erfolg sicherzustellen, auch wenn Sie unterwegs sind. Beginnen Sie noch heute mit einer zweiwöchigen kostenlosen Testversion.