Unternehmen erstellen heute eine riesige Menge an Dokumenten und Daten, während sie arbeiten und mit Kunden, Partnern und anderen Interessengruppen in Kontakt treten. Auch wenn viele erwägen, papierlos zu werden, erstellen, empfangen und teilen sie weiterhin Dokumente aus ihren vielen Workflows und Systemen.
Das Erstellen und Zusammenstellen von Dokumenten ist vergleichsweise einfach. Sie so zu organisieren und zu speichern, dass sie zugänglich und sicher sind, ist der Punkt, an dem die meisten Teams auf Probleme stoßen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Dokumente in Ihrer Organisation sicher zu verwalten. Wir gehen durch die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems, die Herausforderungen, denen Sie möglicherweise gegenüberstehen, und die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Dokumentenverwaltungssystem achten sollten.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist die Art und Weise, wie eine Organisation Dokumente im Unternehmen verwendet, verwaltet und speichert. Diese Dokumente können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. PDFs, Bilder, Videos, Audiodateien, Tabellenkalkulationen, Codepakete usw.
Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme konzentrieren sich auf digitale Dateien, während andere physische Gegenstände oder beides speichern. Dokumentenmanagementsysteme dienen als Single Source of Truth für alle Informationen und Archive Ihres Unternehmens. Wenn jemand mit den richtigen Zugriffsrechten etwas benötigt, weiß er, wo er suchen muss.
Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software trägt wesentlich zur Vereinfachung des Dokumentenlebenszyklus-Managementprozesses bei. Sie können automatisierte Workflows und Prozesse einrichten, um Dokumente zu verwalten, zu aktualisieren und zu speichern, die im Unternehmen geteilt und verwendet werden. Die Dokumentenverwaltung hilft auch bei der Verwaltung von:
- Vertraulichkeit gegenüber Teams, Kunden und Partnern
- Effizienz von Arbeitsabläufen und Systemen
- Konformität mit Branchenstandards und Regulierungsbehörden
Was ist der Zweck eines Aktionsplans?
Wenn Sie ein neues Dokumentenmanagementsystem implementieren oder Ihr vorhandenes aktualisieren, sollten Sie zunächst planen, wie der Prozess ablaufen soll. Sie möchten sich darüber im Klaren sein, wie Informationen hinzugefügt, organisiert, gespeichert und abgerufen werden.
Teilen Sie Ihren Aktionsplan mit Ihren Teams, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien befolgen. Ihr Aktionsplan sollte die Verwaltung bestehender und neuer Dokumente sowie digitaler und physischer Kopien berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Sie das neue System in kleinem Maßstab testen, bevor Sie es in der gesamten Organisation einführen.
Wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert
Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert Ihre Dokumente auf vielfältige Weise, z. B. nach Dateityp, Datentyp, Sicherheit oder Prioritätsstufe. Wenn neue Dokumente empfangen oder erstellt werden, werden sie erfasst und in das System verschoben.
Das Dokumentenverwaltungssystem kann der Datei an dieser Stelle automatisch weitere Informationen hinzufügen, z. B. interne Tags, Labels und Metadaten, wie etwa wer ein Dokument erstellt oder hochgeladen hat und wann.
Dokumentenmanagementsysteme sortieren und speichern dann das neue Dokument oder die neuen Daten basierend auf zuvor festgelegten Regeln. Sie können Berechtigungen einschränken und Informationen in vertraulichen Dokumenten schwärzen, sodass nur zugelassene Benutzer sie anzeigen oder Änderungen vornehmen können.
Was ist ein Dokumentenspeicher?
Ein Dokumenten-Repository ist der Speicherarm eines Dokumentenmanagementsystems. Obwohl seine Hauptfunktion das Aufbewahren von Dokumenten ist, ist er mehr als ein einfacher Aktenschrank. Dokumentrepositorys sichern und beschränken den Zugriff auf interne Unternehmensdokumente, indem sie abgestufte Berechtigungsstufen basierend auf den jeweiligen Kriterien bereitstellen.
Wenn Teams mit einem Dokumenten-Repository arbeiten, minimieren sie widersprüchliche Daten, Kommunikationspannen und Fehlinformationen innerhalb der Organisation. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Parteien und Mitarbeitern wie Drittanbietern zusammenarbeiten. Moderne Dokumenten-Repositorys bereinigen und aktualisieren Ihre Datenbank automatisch und entfernen doppelte Einträge und Redundanzen.
Warum brauchen Unternehmen Dokumentenmanagementsystem-Software?
In der heutigen Geschäftslandschaft, mit den anhaltenden Auswirkungen von COVID-19 und der Umstellung auf Hybrid- oder Remote-Arbeit, sind innovative Geschäftsinhaber und Manager schon lange vorbei mit der Verwendung von Ad-hoc-Systemen zum Verwalten, Speichern und Teilen von Dokumenten.
Unternehmen implementieren Dokumentenmanagementsysteme, um Kontrolle und Einblicke in Dokumente und Daten zu gewinnen, die in das Unternehmen ein- und ausgehen. Unabhängig davon, ob Sie aus der Ferne oder im Büro arbeiten, Sie möchten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die neuesten und aktuellsten Versionen der Dokumente verwenden, mit denen sie arbeiten, ohne allzu viel Aufwand oder hin und her E-Mails zu senden.
Teammitglieder können einfach Kommentare, Vorschläge und Anmerkungen in der Software des Dokumentenverwaltungssystems hinzufügen, was die Zusammenarbeit, Kommunikation, Überprüfung und Genehmigung der Arbeit erleichtert.
Software für Dokumentenverwaltungssysteme löst auch Sicherheits- und Datenprüfungsprobleme, indem sie Spuren eines Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung bis zur Änderung und Verteilung erstellt. Dies ist nützlich für die interne Rechenschaftspflicht oder als Aufforderung für eine externe Prüfung durch Branchenbehörden.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?
Die Vorteile der Implementierung von Dokumentenverwaltungssystemen sind erheblich und summieren sich schnell – der Marktwert der Branche für Dokumentenverwaltungssysteme wird bis 2023 voraussichtlich auf 6,78 Milliarden US-Dollar steigen. Zu den wichtigsten Vorteilen der Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems gehören:
- Verbesserte Zusammenarbeit und Teamarbeit: Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass Teammitglieder immer Zugriff auf die neueste Dokumentversion haben.
- Erhöhte Sicherheit: Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass Dokumente, die in Ihr Unternehmen ein- und ausgehen, sicher sind und sicher auf einer zentralen, zugänglichen Plattform gespeichert werden, auf die alle Teams zugreifen können.
- Compliance und Audits: Dokumentenverwaltungssysteme helfen dabei, den Verlauf eines Dokuments von der Erstellung bis zu Bearbeitungen und Downloads zu verfolgen. Diese Informationen sind entscheidend für branchenspezifische Compliance-Praktiken und Unternehmen, die geprüft werden.
- Einfacher Zugang zu Informationen: Dokumentenmanagementsysteme verfügen normalerweise über eine robuste Suchfunktion, die es Teams erleichtert, die richtigen Dokumente zu finden, wenn sie sie benötigen.
- Verbesserte Produktivität: Die Verwendung eines Dokumentenverwaltungssystems bedeutet, dass Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, auf mehreren Computern, Apps oder Cloud-basierten Plattformen nach Dateien zu suchen. Jeder mit den richtigen Zugriffsrechten kann die benötigten Dokumente schnell und einfach über die Suchleiste finden.
Was sind die Herausforderungen des Dokumentenmanagements?
Bei all den Vorteilen des Dokumentenmanagements gibt es noch einige Herausforderungen zu beachten. Dazu gehören:
- Identifikationspannen: Es kann schwierig sein, Dokumente mit sensiblen Informationen zu identifizieren und zu trennen. Ein vertrauliches Dokument, das in eine Organisation gelangt, ist möglicherweise nicht sofort erkennbar und wird daher offen weitergegeben. Stellen Sie beim Einrichten Ihres Systems sicher, dass es klare Richtlinien zu den verschiedenen Sicherheitsstufen für verschiedene Arten von Dokumenten gibt.
- Ändern von Formaten: Der sich ändernde Raum von Dokumentenformaten kann eine Herausforderung für ältere Dokumentenmanagementsysteme darstellen. Systeme sind möglicherweise nicht für die Verarbeitung neuer Dokumentformate ausgestattet. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, eine ZIP- oder Audiodatei in einem physischen Aktenschrank zu speichern. Es ist unmöglich. Dies kann zu Kompatibilitätsproblemen führen, da Dokumentenverwaltungssysteme in der Lage sein müssen, neue Dateiformate zu akzeptieren.
- Lange Onboarding-Zeit: Je nach gewähltem System kann es zu einer längeren Einarbeitungszeit kommen, wenn Sie Ihre Teams für die Verwendung des Systems schulen. Ein Dokumentenmanagementsystem, das niemand verwendet, vereitelt den Zweck, überhaupt eines zu erstellen.
Wie man ein Dokumentenmanagementsystem implementiert
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein unkomplizierter Prozess. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu beginnen.
1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Dokumentenverwaltungsprozess
Der erste Schritt besteht darin, zu überprüfen, was Ihrer Organisation in ihrem aktuellen Dokumentenmanagementsystem fehlt. Berücksichtigen Sie jeden Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments:Welche Teammitglieder erstellen oder erhalten diese Dokumente? Wie werden sie geteilt und verwendet? Wer hat Zugriff und kann Änderungen vornehmen? Welche Art von Änderungen können sie vornehmen?
Die Klärung, wie jedes Teammitglied Unternehmensdokumente verwenden, verwalten und mit ihnen zusammenarbeiten kann, hilft bei der Bestimmung, wie Ihr Dokumentenverwaltungssystem funktionieren wird.
2. Testen und wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem basierend auf Ihren Anforderungen
Lesen Sie Kundenbewertungen und testen Sie Dokumentenverwaltungssysteme in kleinem Umfang, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen einführen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie nicht in ein System investieren, das nicht Ihren Anforderungen entspricht. Zu den Fragen, die Sie stellen sollten, um zu beurteilen, ob ein Dokumentenverwaltungssystem für Sie geeignet ist, gehören:
- Kann es in Ihre Projektmanagement-Software integriert werden?
- Unterstützt es alle Dateitypen, die Ihre Organisation verwendet?
- Erleichtert es den Zugriff auf und die Anzeige von Dokumenten?
- Gibt es mehrere Möglichkeiten, Informationen darzustellen, z. B. eine Liste, ein Raster, Diagramme und Bibliotheken mit Miniaturansichten?
- Können Teammitglieder Dateien und Dokumente kommentieren und kommentieren?
- Erfüllt das Dokumentenverwaltungssystem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsanforderungen?
- Hat es eine gute Suchfunktion?
- Können Benutzer die benötigten Dokumente von jedem Ort herunterladen?
- Wie lange dauert der Onboarding-Prozess des Arbeitgebers normalerweise?
Wenn Sie ein System finden, das für Sie funktioniert, wenden Sie sich an das IT-Team, um es zu überprüfen, bevor Sie es einrichten.
3. Richten Sie Ihre Dokumentverwaltungsregeln ein
Der nächste Schritt besteht darin, Prozeduren für jede Aktion zu erstellen, die innerhalb des Dokumentenmanagementsystems durchgeführt werden könnte. Dies umfasst alles vom Hochladen und Hinzufügen von Metadaten bis hin zum Vornehmen von Änderungen, Herunterladen und Abrufen archivierter Informationen. Sobald Ihre Verfahren und Richtlinien eingerichtet sind, laden und sortieren Sie vorhandene Dokumente in das System und ermöglichen Sie Ihren Teams, mit der Nutzung des Systems zu beginnen.
Testen Sie das neue System in den ersten Wochen oder Monaten weiter. Richten Sie Überprüfungssitzungen mit Teamleitern und Teammitgliedern ein, um Feedback zu sammeln und sicherzustellen, dass das System wie erwartet funktioniert. Überprüfen Sie den gesamten Dokumentenmanagement-Workflow, einschließlich automatisierter Aspekte und Eingabepunkte für menschliche Daten.
Funktionen, nach denen in Dokumentenverwaltungsdiensten gesucht werden sollte
Das richtige Dokumentenmanagementsystem für Sie hängt stark von Ihren organisatorischen Anforderungen ab. Die Lücken, die Sie in Ihrem aktuellen System bemerken, sollten die wichtigsten Funktionen für Ihr neues System bestimmen. Zu den grundlegenden Merkmalen, auf die Sie in Dokumentenverwaltungssystemen achten sollten, gehören:
- Cloud-basiert: Unternehmensdokumente sollten für Mitarbeiter zugänglich sein, unabhängig davon, ob sie im Büro arbeiten oder nicht. Cloudbasierte Dokumentenverwaltungssysteme machen es jedem mit den richtigen Zugangsschlüsseln leicht, sich anzumelden und Zugriff auf die benötigten Informationen zu erhalten.
- Automatisierungsfunktionen: Die Automatisierung in Dokumentenmanagementsystemen garantiert optimierte und verbundene Arbeitsabläufe gemäß Ihren festgelegten Regeln. Dies trägt dazu bei, die manuelle Dateneingabe und andere Aufgaben mit geringem Wert wie das Aktualisieren von Metadaten und Tags zur Versionskontrolle zu reduzieren.
- Robuste Suchfähigkeiten: Das richtige Dokumentenmanagementsystem erleichtert die schnelle Suche nach Akten und Dokumenten. Es bietet eine sichere und zugängliche Möglichkeit, tief zu graben und benötigte Informationen abzurufen.
- Berechtigungsstufe: Dokumentenverwaltungssysteme sollten unterschiedliche Berechtigungsstufen haben, damit Administratoren und Manager spezifische Berechtigungen für verschiedene Dateien und Mitarbeiter festlegen können.
- Versionskontrolle: Dokumentenverwaltungssysteme müssen über eine klare und verständliche Versionskontrolle verfügen, damit Benutzer wissen, wann und von wem ein Dokument aktualisiert wird.
Wie viel kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Wie bei jeder Art von Softwaresystem variieren die Preise für Dokumentenmanagementsysteme. Sie können Abonnementdienste nutzen oder eine unbefristete Lizenz erwerben. Die Preise hängen von der Funktionalität, dem Volumen und der Größe der Dokumente, der Anzahl der Teammitglieder und davon ab, wie/wo die Software gehostet wird.
Die Dokumentenverwaltungsdienste für Abonnements reichen von 15 $/Monat pro Benutzer bis zu etwa 200 $. Einige Systeme haben einen kostenlosen oder Freemium-Plan, aber dieser reicht oft nicht aus, um langfristige Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Die meisten Softwarelösungen für Dokumentenverwaltungssysteme werden in der Cloud gehostet, einige bieten jedoch eine Option zur Installation vor Ort.
Wer ist für Dokumentenmanagementsysteme verantwortlich?
Größere Unternehmen haben möglicherweise eine Person, die für die Überwachung der Aktivitäten im Dokumentenverwaltungssystem verantwortlich ist. Diese Person kann ein Datensatzverwalter oder ein Dokumentenkontrolladministrator sein. In kleineren Unternehmen kann der Büroleiter oder Geschäftsinhaber verantwortlich sein.
Viele Unternehmen liegen irgendwo in der Mitte, wobei ein bestimmtes Teammitglied das System betreibt, in der Regel ein IT- oder Personalabteilungsleiter. Mitarbeiter in diesen Rollen sind versiert in der Verwendung von Verwaltungssoftware für ihre Arbeit und haben eine starke Wertschätzung für Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wer würde von einem Dokumentenverwaltungssystem profitieren?
Die Verwendung eines leistungsstarken Dokumentenmanagementsystems kommt großen und kleinen Unternehmen zugute. Es ist eine ideale Lösung für Unternehmen, in denen Dokumente, Dateien und Daten ständig empfangen, erstellt und geteilt werden.
Anwender von Dokumenten-Management-Systemen profitieren davon – Mitarbeiter können ihre Arbeit problemlos erledigen, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten, und jeder weiß, wenn sich ein Dokument geändert hat.
Wie man Wrike als Dokumentenmanagementsystem verwendet
Es ist sinnvoll, Ihr Dokumentenmanagementsystem und Ihre Projektmanagementsoftware in einer synchronisierten Plattform zu vereinen, um Teams unabhängig von ihrem Standort die Arbeit zu erleichtern.
Die kollaborative Projektmanagement-Lösung von Wrike macht es Mitarbeitern leicht, projektbezogene Dateien einfach und sicher auszutauschen, wodurch die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert wird, da jedes Teammitglied über alle Projektänderungen auf dem Laufenden ist.
Neben dem Teilen und Verwalten von Dokumenten lässt sich Wrike in andere geschäftskritische Anwendungen wie Google Sheets und Gmail integrieren, wodurch es einfach ist, neue automatisierte Prozesse zu erstellen, um Ihre Geschäftsabläufe zu beschleunigen und Aufgaben mit geringem Wert zu eliminieren. Die Software von Wrike geht über das Projektmanagement hinaus, mit hochsicheren Funktionen für die Zusammenarbeit, die einen wertvollen digitalen Arbeitsplatz für Teams jeder Größe schaffen.
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