Wenn Sie im IT-Support arbeiten oder ein Managed Service Provider sind, wissen Sie, dass Sie vieles im Auge behalten müssen. Das gilt insbesondere, wenn Sie die Person sind, die für die Führung oder Verwaltung des Teams verantwortlich ist. Von Geräten und Software bis hin zu Kunden und Personal muss ein Managed Service Provider oder MSP alles im Blick haben.
Hier kann die PSA-Software (Professional Services Automation) hilfreich sein. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr IT-Team oder Ihr Unternehmen etwas effizienter zu machen, dann ist dieser Artikel ein guter Anfang. Ich werde Ihnen erklären, was PSA-Software genau ist, und Ihnen einige Hinweise geben, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob sie für Sie geeignet ist.
Was ist Professional Services Automation-Software?
In breitgefächerten, stark vereinfachten Teams sind Professional-Services-Automatisierungstools das, was Ihren IT-Abteilungen dabei helfen wird, noch besser zu laufen. Ein PSA ermöglicht es Ihrem Team, alle Verwaltungsfunktionen zu verwalten, die erforderlich sind, um Ihren Alltag über Wasser zu halten.
Die beste Automatisierungssoftware für professionelle Dienstleistungen sollte in der Lage sein, Folgendes zu tun:
- Verwalten Sie den Status jeder Aufgabe
- Kundenbeziehungsmanagement durchführen
- Verfolgen Sie die für ein bestimmtes Projekt verwendeten Ressourcen
- Hilfe bei der Personalbeschaffung
- Lieferungen von Service-Level-Agreements überwachen
- Prognostizieren Sie zusätzliche Ressourcen, wenn sie benötigt werden
Wer profitiert von PSA?
Die schnelle und ehrliche Antwort lautet, dass jeder von einer professionellen Service-Automatisierungslösung profitiert.
Sicher, der IT-Manager oder der Teamleiter hat vielleicht am meisten von der Implementierung einer Plattform wie dieser zu profitieren. Aber tatsächlich profitiert das gesamte IT-Team davon. Wenn sie in der Lage sind, frühere Fälle eines bestimmten Kunden nachzuschlagen oder offene Probleme besser im Auge zu behalten, wird Ihr Team auch einen besseren Service bieten. So profitieren auch Ihre Kunden davon.
Bei Drittanbietern werden Ihre Vertriebs- und Buchhaltungsteams natürlich auch begeistert sein, dass Sie über ein professionelles Service-Automatisierungssystem verfügen. Das Abrufen der Berichte von dieser Plattform hilft ihnen dabei, genauere Rechnungen zu stellen und bessere Geschäfte mit bestehenden und neuen Kunden auszuhandeln.
Es ist also keineswegs übertrieben zu sagen, dass jeder – Ihre Abteilung und Ihre Kunden gleichermaßen – eine bessere IT-Erfahrung haben werden, wenn Sie einen PSA verwenden.
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Vor- und Nachteile von PSA
Während Sie bereits über einige der Vorteile der Verwendung von Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen gelesen haben und wem sie zugute kommt, möchte ich schnell die drei großen Vorteile einer PSA zusammenfassen. Denken Sie natürlich daran, dass Ihre Laufleistung je nach der spezifischen Software, für die Sie sich entscheiden, zu implementieren, variieren wird.
- Ressourcen und Personal optimieren
Analysen und Trendberichte können Ihnen dabei helfen, die Unterstützung Ihres Teams so effektiv wie möglich zu planen
- Projekte besser verwalten
Wenn Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort aufbewahren, spart Ihr Team Zeit und bietet eine ganzheitlichere Ansicht aller aktiven Aufgaben.
- Gewinne steigern
Wenn Sie die Bereiche hervorheben, die Ihr Team verbessern kann, wird es einfacher, sich anzupassen und effizienter zu werden.
Auf der anderen Seite, wenn Sie derzeit keine Plattform mit PSA-Funktionalität verwenden, gibt es definitiv ein paar Nachteile, die ich nicht erwähnen möchte.
- Startkosten
Unabhängig davon, ob Sie PSA-Software kaufen oder Ihre eigene „hausinterne“ Lösung erstellen, für beides sind einige Investitionen erforderlich.
- Die für das Training benötigte Zeit
Sie implementieren eine neue Plattform und Ihr Team benötigt sowohl Zeit als auch Schulungen, um sich im Alltag zurechtzufinden.
- Verwaltung und Wartung
Wie ich bereits erwähnt habe, ist es eine völlig neue Plattform. Im Laufe der Zeit werden Sie also Personalstunden benötigen, um Sicherheitsupdates durchzuführen oder Geräte aufzurüsten.
So wählen Sie Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen aus
Die Entscheidung, welche Automatisierungssysteme für professionelle Dienstleistungen für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind, ist für jede Abteilung unglaublich einzigartig. Beispielsweise werden Ihre Anforderungen stark variieren, wenn Sie ein internes Team leiten oder Ihr eigenes IT-Beratungsunternehmen leiten.
Aber genau wie Sie jede andere neue Technologie einführen würden, ist es gut, mit einer Liste von Must-haves und Nice-to-haves von allen zu beginnen, die diese Software voraussichtlich verwenden werden. Das bedeutet nicht nur Ihre IT-Mitarbeiter. Sie sollten auch mit Ihren Ressourcenplanern, der Buchhaltung, dem Verkaufsteam und anderen Projektmitarbeitern sprechen.
Davon abgesehen gibt es zwei wichtige Dinge, die für Ihren PSA entscheidend sind:
- Einblick in die Arbeitsbelastung und zukünftige Verfügbarkeit in Ihrem Team. Dies wird Ihnen helfen, Projekte und Ihr Team als Ganzes besser zu verwalten.
- Analytics und Reporting helfen bei der Überwachung Ihrer Service-Level-Agreement-Ausrichtung und geben genauere Berichte zu Ihren Abrechnungen aus.
Tipp
Vermeiden Sie das Scope Creep! Recherchieren Sie alles, was Sie von Ihrem PSA benötigen, bevor Sie ein System demonstrieren. Lassen Sie diese Liste dann während des gesamten Prozesses Ihr Eckpfeiler sein. Bei großen IT-Projekten kommen im Verlauf tendenziell weitere Anforderungen und Funktionsanforderungen hinzu.
Jetzt, da Sie wissen, was Professional Services Automation ist, ist es an der Zeit, mit der Implementierung mit Ihrem Team zu beginnen. Diese Tools können von unschätzbarem Wert sein, um Ihre Effizienz zu verbessern und sicherzustellen, dass alle die Unterstützung spüren, die sie benötigen. Es gibt Ihnen als Führungskraft auch viel mehr Einblick in den Tagesablauf Ihres Teams und jedes Projekts.